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职场资讯 行政人要注意的五个会议通知的细节

2019-06-04作者:织梦猫来源:admin次阅读

说起会议,各式各样,各类例会、主题会、研讨会、评比会、总结会、汇报会、调度会等,每一类会议都和行政有着或大或小的联系。

这些会议的筹办组织都离不开会议通知,下面这五个会议通知小细节,需要行政人员的注意。

事前要确定通知的范围

这是决定会议召开的对象,决定了会议的质量和决策效率。

把握好三个原则:

一是工作需要,议题涉及哪些部门,就通知到这些部门,邀请哪个层级的领导一定要明确并清晰。

二是惯例,比如前期工作研究确定的规则;

三是领导意见,临时工作需要某部门提出意见的。上述这些问题弄清楚了,会议的级别、人数、座次也就大致有数了。

注意容易遗漏几类人群

如果是比较大型的会议,下面这几类人群要注意。

外部重要客户及合作伙伴,维系关系,体现企业对客户的尊重与重视。

其次是媒体单位,也容易漏掉。需要进行内外宣传的会议,需要邀请媒体人员拍摄留影,并在相应媒体平台上发布相关宣传稿件。

还有外地的分公司或新组建的部门,根据需要,应列入提醒通知范围。
 
  通知中各类信息要准确

除了前面提到的通知参会人员或领导级别词义要注意外,会议名称、开会时间、地点(最好具体到会议室)、会议召集或主持人、会议议程或主要内容、反馈人员及联系方式,还有,入场时间以及会场纪律也应适当提示,以便养成良好习惯。

如果是视频会议,还要注明每次开机、调试时间、联系人及联系方式。议题较多时,还要考虑候会地点。有外部人员参会的,要考虑停车问题。

适时发送通知有助于提高效率

换句话说,发通知不能一味图快,既不能过早又不能过迟。过早容易忘、容易错、容易变,过迟赶不上。

会议如果安排在公司本部举行,外地分公司可以按照时间优先安排通知。

要坚持“一个都不能少”的铁律

发通知时,传真、短信、电话、钉钉、都只是手段,切不能图省事、怕费事,一发了之、一打了之,否则,小则暴露出工作态度的不端正、不严谨,大则误事受批评。

只有回复、回信、回电、回图了,才能确保信息的送达确认,这一点最重要,工作中也最容易在这点上栽跟头。

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